Группировка строк и столбцов в Excel

Как настроить группировку строк в excel?

Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

Инструкция

Открываем файл excel и приступаем к группировке:

  • Выделите нужные строки;
  • Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
  • Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

  • В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

Ничего сложного, не так ли?
Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

Задаем название

Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

  • Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
  • Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
  • В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

  • В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

Автоматическая структуризация

Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

Благодаря этому таблица не занимает много места.

Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

Как сортировать данные таблицы?

Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

  • Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
  • В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

  • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
  • В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
  • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

Упрощаем большую таблицу

Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

  • Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
  • Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
  • Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».
  • Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

На этом всё, друзья.

Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

    Переходим во вкладку «Данные».

  • Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».
  • На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

    Группировка по строкам

    Выполним группировку данных по строкам.

      Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

    Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

    На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

    На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

    Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

    Группировка по столбцам

    Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

      Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

    Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

  • В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».
  • Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

    Создание вложенных групп

    В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

    После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

    Разгруппирование

    Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

      Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

  • В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».
  • Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

    Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Группировка строк и столбцов в Excel – как сделать?

    Группировка строк и столбцов в Excel.

    Как в Экселе (Excel) сделать группировку данных?

    При работе с большими объёмами данных в Excel нередко возникает необходимость сделать группировку, которая позволяет представить всю информацию в структурированном виде.

    Группировка в Excel – возможности

    С помощью специальных функций в Эксель (Excel) можно выполнять группировку строк, группировку столбцов и выводить промежуточные итоги. Можно создавать до 8 уровней вложенности.

    Группировка также позволяет “спрятать” промежуточные данные.

    Параметры группировки

    В программе Excel по умолчанию строчка/столбец с итоговыми данными располагается под данными (группировка строк) или справа от данных (группировка столбцов).

    Если вы хотите изменить отображение итогов, то нужно открыть вкладку “Данные” и в разделе “Структура” нажать на наклонную стрелку.

    Откроется окно настройки, где вам нужно будет убрать соответствующие флажки.

    Как сделать группировку данных в Excel?

    Рассмотрим подробно на примере, как можно сгруппировать данные в таблице разными способами:

    1) Группировка по строкам.

    2) Группировка по столбцам.

    3) Автоматическая группировка.

    Группировка по строкам

    У нас есть таблица, отражающая поступление различных товаров по месяцам. Необходимо выполнить группировку данных по каждому месяцу.

    Сначала нужно добавить строчку с названием группы. В данном примере будет 3 группы – “июль”, “август”, “сентябрь”.

    Для того, чтобы сделать группировку по строкам в Экселе (Excel), необходимо выделить требуемую область (группу) и в меню выбрать пункт “Данные” -> “Группировать”. В появившемся окне выбираем “Группировать строки”.

    Поочерёдно выбираем строки, соответствующие каждому периоду и группируем их с помощью данного инструмента.

    Таблица приобретёт следующий вид:

    Если нужно скрыть группу, то нужно сбоку нажать на минус, а если развернуть – на плюс. Кроме того, Excel отображает число уровней группировки – в нашем примере их 2.

    При нажатии на “1” будут показаны только итоговые строки, в то время, как цифра “2” разворачивает структуру.

    Автоматическая группировка

    В программе Excel также можно осуществлять группировку данных автоматически. Но для этого в таблице должны содержаться итоговые формулы.

    Добавим в ранее созданную таблицу формулы, рассчитывающие суммарные цены и количество товаров по каждой группе (функция СУММ).

    Для создания автоматической группировки строк в Экселе заходим в “Данные” -> “Группировать” -> “Создание структуры”.

    Если всё сделали правильно, то строки автоматически будут сгруппированы. Если нет – Excel выдаст ошибку “Невозможно создать структуру документа”. Это означает, что на листе отсутствуют формулы, позволяющие сгруппировать данные автоматически по определённым признакам.

    Наша таблица будет иметь следующий вид:

    Создание нескольких уровней группировки

    Как было сказано выше, в Экселе можно создавать довольно сложные структуры данных.

    Добавим в нашу таблицу ещё один уровень группировки. Для этого создадим наверху таблицы строчку “Итого” и напишем формулы, позволяющие считать итоги по месяцам.

    После этого воспользуемся автоматической группировкой. Вот какая таблица получится:

    Принцип отображения сгруппированных данных остаётся тем же. Например, если нас интересуют только итоговые данные по месяцам и общий итог, то можно спрятать нижний уровень.

    Группировка по столбцам

    Такой вид группировки в Excel осуществляется схожим образом – указываем требуемые столбцы и создаём группу (в диалоговом окне выбираем “Группировать столбцы”).

    Убрать группировку

    Для того, чтобы разгруппировать данные, нужно выбрать “Данные” -> “Разгруппировать”. В зависимости от способа группировки выбираем либо “Разгруппировать”, либо “Удалить структуру”.

    Группировка строк и столбцов в Excel

    Работать с большим количеством информации в Excel бывает сложно. Многочисленные строки сливаются при просмотре. Найти что-то в таком массиве практически нереально. Не говоря уж о том, чтобы редактировать таблицу или использовать данные из неё. Но можно объединить позиции, разбить их на отдельные списки или вовсе «спрятать». Разберитесь, как сделать группировку в Excel, чтобы структурировать или скрывать ряды. Они останутся в документе, но отображаться будут только тогда, когда вы на них нажмёте. Так вы сможете спокойно поработать с необходимыми ячейками, не отвлекаясь на не используемые характеристики.

    Как сгруппировать объекты?

    Вот как сгруппировать данные в Excel:

    1. Отметьте нужные ряды.
    2. Чтобы выделить множество позиций, находящихся рядом, кликните по первой и последней категории в диапазоне с зажатой клавишей Shift. Или «обведите» их курсором.
    3. Для охвата всей строки или колонки в Excel, нажмите на её номер или букву. Если вы собираетесь группировать ряд 23, выберите число «23» слева, если столбец F —символ «F» над таблицей.
    4. Несвязный диапазон (ячейки, которые располагаются далеко друг от друга) скомбинировать нельзя.
    5. После того как вы выбрали категории, откройте раздел «Данные» наверху окна.
    6. Найдите панель «Структура».
    7. Нажмите на маленькую чёрную стрелочку рядом с кнопкой «Группировать». Там будет нужная опция.
    8. Если вы выделили только строки или только столбцы, результат будет сразу.
    9. При работе с прямоугольной областью, программа спросит, к чему применять атрибут — к рядам или к колонкам. Можно сгруппировать и те и другие. Но данные позиции придётся объединять отдельно. Однако в группу попадёт не сам прямоугольник, а все ряды и столбики, входящие в него.

    По завершении этих манипуляций наверху или слева от рабочей области Excel появится линия с пиктограммой в виде минуса. Это графическое обозначение соединённых категорий. Луч «охватывает» данные объекты и показывает, где они находятся.

    Можно создавать сложные комбинации, вложенные друг в друга.

    1. Добавьте новую группу в уже существующую. Просто выделите любые строки или столбцы, которые уже находятся в ней, и нажмите «Группировать».
    2. Рядом с «главным» лучом появится другой — поменьше. Вверху слева от рабочей области отобразятся цифры. Это уровни. Первый обозначает родительскую структуру, второй — вложенную и так далее.
    3. Можно создать максимум восемь уровней.

    Как скрыть сгруппированные объекты?

    Вот как группировать в Excel и скрывать объекты:

    1. Объедините какие-нибудь строки.
    2. Слева от них появится луч с «минусом» в начале.
    3. Нажмите на иконку с минусом. Она превратится в плюс. И данные ряды свернутся.
    4. Чтобы развернуть их, опять кликните на начало луча.

    Есть ещё один способ.

    1. Если вы создали в Excel множественную группировку с большим количеством структур, в области слева вверху появятся числа.
    2. Допустим, у вас семь уровней групп. Кликните на цифру «3». Четвёртый, пятый, шестой и седьмой подуровни свернутся.
    3. Чтобы раскрыть список, кликните на его номер.
    4. Если вы нажмёте на цифру «1», скроются все объединённые позиции.

    Также это можно сделать на панели управления, на которой находится кнопка «Группировать»:

    1. Поставьте курсор-ячейку в какую-нибудь группу.
    2. Найдите в разделе «Структура» кнопки «Отобразить детали» и «Скрыть детали». Если вы кликните на первую, категория развернётся, если на вторую — свернётся.

    Как убрать группировку?

    Вот вы разобрались, как сгруппировать строки в Excel, и испробовали это на практике. Но как теперь убрать созданные комбинации, чтобы таблица выглядела нормально, и отображался весь текст? Просто следуйте инструкции.

    1. Выделите скомбинированные категории.
    2. На панели «Структура» нажмите «Разгруппировать».
    3. Если вы отметите только один ряд, он будет исключён из группы. А категория, в которой он находился, разделится надвое.
    4. Чтобы убрать сразу все комбинации, кликните «Удалить структуру». Они исчезнут из документа.

    Промежуточный итог

    Колонки можно группировать при помощи специальной функции Excel «Промежуточный итог». Она создаёт структуры и подсчитывает значения внутри их. Разберёмся на примере.

    1. Допустим, в таблице, в которой находятся данные по продажам костюмов, есть столбцы «Наименование товара», «Размер», «Количество на складе» и «Цена».
    2. Отсортируйте пункты в сетке по названию товара. Например, в строки 2–13 забейте информацию по категории «Серые пиджаки», в 14–27 — «Белые рубашки» и тому подобное.
    3. Выделите все столбики.
    4. В меню «Данные» на панели «Структура» нажмите «Промежуточный итог». Откроется окно с несколькими полями.
    5. Откройте выпадающий список «При каждом изменении в». Там будут все ваши категории. Выберите «Наименование товара». Так система объединит все строки с одинаковыми названиями. Если вы всё отсортировали, будут группы «Пиджаки», «Рубашки» и так далее.
    6. В разделе «Добавить итоги по» поставьте галочку в «На складе».
    7. В списке «Операция» выберите «Сумма».
    8. Нажмите «OK».
    9. Информация будет разделена на группу по категориям «Наименование». Под каждой структурой появится подсчёт: общее количество того или иного товара на складе.
    10. Если вы отметите в области «Добавить итоги по», к примеру, цену, Excel укажет отдельно стоимость пиджаков и рубашек.
    11. Так можно подсчитать количество каких-то позиций, среднее арифметическое, производное, смещённое отклонение и даже дисперсию. Все функции доступны в выпадающем списке «Операция».
    12. Чтобы избавиться от этих структур, в окне «Промежуточные итоги» нажмите «Убрать всё».

    В Excel можно группировать ряды и колонки, объединять их в различные категории, создавать вложенные списки. Также есть функция расчёта промежуточных итогов.

    А вы когда-нибудь пользовались этой опцией?

    Как группировать строки или столбцы в Excel?

    Также статьи о работе с данными в Экселе:

    Когда данные или таблица в Экселе занимают много пространства на листе, их можно сгруппировать и скрыть, открывая для просмотра только при необходимости. Группировать в Excel можно как строки, так и столбцы, причем поддерживается несколько уровней группировки данных.

    Для группировки данных в Excel необходимо выделить группируемые столбцы или строки, перейти на вкладку «Данные», и выбрать пункт меню «Группировать» в области «Структура». Попробуем для примера группировать строки в Excel. Выделяем первую группу значений, и нажимаем соответствующий пункт меню.

    В появившемся окошке необходимо будет указать, группировать строки или столбцы.

    После группировки строк в Excel в левой части документа появились дополнительные обозначения. В самом верху указывается вложенность группы, а напротив тринадцатой строки появился знак минуса, свидетельствующий о раскрытом состоянии строк. Также в этой строке можно подписать название группы, так как после нажатия на знак минус и сворачивания группированных строк, эта строка будет напротив знака плюс, которым можно будет развернуть группу обратно.

    Так можно группировать до восьми уровней вложенности. Нажимая на порядковый номер группы вверху слева можно открывать или скрывать сразу весь уровень.

    Таким же образом можно группировать столбцы в Excel, указывая при группировке, что группировать следует столбцы.

    По умолчанию строка итогов для строк, которую мы использовали как подпись группы, делается снизу, а для столбцов справа. Чтобы это изменить, необходимо зайти в настройки структуры, и убрать все установленные галочки.

    Для удаления отдельной группы необходимо ее выделить, и выбрать в меню «Разгруппировать». При этом также придется указывать, строки или столбцы.

    Чтобы сразу разгруппировать все строки и столбцы, необходимо в меню «Разгруппировать» выбрать пункт «Удалить структуру».

    Группировка строк и столбцов в Excel

    Как сделать кнопки плюс и минус для скрытия и отображения данных в Excel? Как настроить, чтобы они были в строках сверху или в столбах слева?

    ФАЙЛЫ ЭТОГО УРОКА по Excel МОЖНО СКАЧАТЬ ВНИЗУ СТРАНИЦЫ

    Есть очень удобный способ управления скрытием и отображением строками и столбцами. Опробуем базовые настройки в файле [group-01.xlsx].

    Выделяем номера строк (или буквы столбцов), которые нужно будет скрывать, и выполняем команду вкладки ДанныеГруппировать (справа). Выделяем следующие строки (или столбцы) и снова жмём эту же кнопку или клавишу F4 ( все горячие клавиши ).

    В файле были поочерёдно выделены сгруппированы строки 4-6, 8-11, 13-14, 16-18, 20-24, столбцы B-D, F-H, J-L, N-P.

    Чтобы настроить группировку следующего уровня, нужно выделить все столбцы, которые должны скрываться, как показано на рисунке 2, и только потом нажимаем кнопку Группировать. Впоследствии в верхнем левом углу листа появляются кнопки 1,2,3 для быстрого управления всеми плюсами и минусами, понажимайте и всё увидите.

    Максимальное число уровней группировки – восемь.

    Базовое размещение кнопок структуры выполняется под выделенными строками и справа от выделенных столбцов ( см. базовые правила программы Excel ).

    В файле [group-02.xlsx] итоговые строки расположены наоборот, над данными, а столбцы – слева от данных. Для правильного размещения кнопок измените настройку в диалоговом окне Настройка (для этого щелкните по маленькой стрелочке в нижнем правом углу группы кнопок Структура – на рисунке показано стрелкой).

    Снятый флажок итоги в строках под данными означает, что кнопки переедут вверх.

    Снятый флажок итоги в столбцах справа от данных означает, что кнопки переедут влево.

    Изменить настройку можно как до создания группировок, так и после.

    В файле [group-03.xlsx] потренируйтесь.

    В некоторых случаях возможно автоматическое создание группировок, загляните в этот урок .

    Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

    Редакторы пакета Microsoft Office обладают различными полезными функциями. И Excel не является исключением. Одной из таких функций является группировка данных.

    Назначение

    Основным предназначением группировки в Excel считается структурирование документа для удобства работы с ним или его просмотра. То есть, функция нужна, чтобы максимально удобно пользоваться документом и иметь возможность выделять или просматривать отдельные его компоненты. С помощью этой функции можно:

    • настроить отображение пунктов и подпунктов в документе;
    • оптимизировать пространство документа для упрощения его редактирования;
    • скрывать временно ненужные элементы.

    Возможность удобна для реализации списков и упрощения внесения данных в какие-то таблицы.

    Настройки группировки

    Вопреки визуальному восприятию искать данную возможность нужно не в разделе «разметка». Расположенная там группировка позволяет переносить вложения документа вместе с ячейками. Оптимальное применение этого инструмента – связка ячейки и картинки. Необходимая пользователям группировка находится по следующему пути:

      1. Вкладка «Данные».
      2. Плитка «Структура»
      3. Кнопка «Группировать».

    Фактические опции группировки в указанном разделе имеют следующий вид:

    Здесь можно выставить конкретный стиль и точку отображения для сгруппированных элементов. Например, по конкретному показателю (дате) можно сгруппировать данные и отображать только этот показатель.

    Кстати, кнопка «Применить стили» позволяет изменять стиль отображения. Удобно, если нужно распределить данные, придав им не только групповое, но и визуальное различие.

    Создание группировки

    Для того чтобы сгруппировать данные в пределах листа (в пределах книги выставить эту опцию нельзя) требуется пройти по указанному выше пути, выделив какой-то параметр. Делается это следующим образом:

    1. Выделяем в документе необходимый параметр.
    2. Открыть «данные» и на плитке «Структура» нажать «Группировать».
    3. Теперь потребуется выбрать одну из необходимых опций.

    Группировка по строкам

    В зависимости от форматирования таблицы можно добиваться разных результатов в документе. Чем сложнее таблица, тем очевиднее становится внешний вид группировки. Например, если требуется отображать дочерние подразделения конкретного крыла организации, то лучше использовать группировку по строкам. Таким образом первая строка будет отображать для начальников крупные подразделения, а вот меньшие подразделения будут доступны при разворачивании групп.

    Группировка по столбцам

    Она же группировка по колонкам. Позволяет проверять конкретные данные или их промежуточные значения. Например, в сгруппированной таблице предложены прибыли по кварталам. А вот за пределами осмотра (скрыто структурой) находится подробный отчёт по каждому кварталу (распределение по месяцам).

    Примечание! Для удобства структуры, не нужно выделять крайний отображаемый элемент. В показанном примере в общую единицу собраны месяца, а вот квартал сохраняется вне разметки. Адреса строк сохраняются вне зависимости от свёрнутости или развернутости структуры.

    Вложенные группы

    Представляют собой обычные группы. В этом случае структура собирается по принципу снизу-вверх. То есть, сначала объединяются меньшие компоненты, а потом большие. Называют такую структуру многоуровневой группировкой. Следует визуально выделить общий параметр, который находится на верхнем уровне, а потом определить его структурные единицы. В конкретном примере это имеет вид:

    Порядок добавления единиц не важен. Главное, чтобы сохранялась развёртка верхней единицы. В конкретном примере порядок создания структуры имел вид: группировка месяцев, после которой они были свёрнуты и сгруппированы уже кварталы. Таким образом, удалось добиться условной единицы «полугодие».

    Примечание! В квартал входит 3 месяца, а в полугодие 6. При составлении таблицы для примера — это правило было нарушено. Здесь в квартал входит 4 месяца, а в полугодие 8, что является фактическим нарушением принятых норм.

    Пока есть возможность определить наименьшую структурную единицу и разобрать, в какой элемент она входит, можно изменять структуру для оптимальной работы. Проблемой будет только удаление компонентов.

    Удаление группировки

    В примере выше допущено несколько грубых ошибок. Поэтому требуется удалить группировки и исправить ошибки. Удаляются эти структурные компоненты следующим образом:

    1. Выделить необходимый диапазон.
    2. Нажать разгруппировать.
    3. Выбрать «колонны» или «строки».
    4. Повторить необходимое количество раз.

    Теперь можно внести необходимые исправления и повторить процедуру объединения компонентов для отображения.

    Группируем строки в Excel

    Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.

    Excel, включая достаточно старые версии, снабжен таким инструментом, как группировка строк. Использовать его можно только в том случае, если таблица создана с соблюдением определенных правил. На что обратить внимание?

    Во-первых, при оформлении заголовков может возникнуть ситуация, когда название столбца выходит за пределы ячейки, и пользователь не замечает, что пропустил столбец, а это недопустимо.

    Во-вторых, в ячейки одной и той же графы могли быть внесены данные разных типов, например, текст и число, это также недопустимо.

    В-третьих, могли остаться полностью незаполненными столбец или строка, за этим тоже нужно следить.

    Если все вышеперечисленное учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее делать, начиная с разделов:

    • выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение название раздела и итоговую строку);
    • на вкладке Данные откройте список Группировать и выберите одноименную команду. В результате слева от таблицы появляется зона созданной структуры.

    Аналогично сгруппируйте строки второго и последующих разделов.

    Если щелкнуть по кнопке 1, то раздел свернется до названия и итоговой строки. Чтобы увидеть содержимое раздела, щелкните по кнопке 2.

    Далее можно группировать строки, которые образуют группы внутри разделов. При этом первую строку группы выделять не нужно (если строк всего две, то выделяйте только вторую). В структуре произойдут изменения: добавится третий уровень.

    Теперь можно щелкнуть по кнопке 2 и свернуть только группы (кнопкой 3 все можно будет развернуть).

    Если группа была сформирована неудачно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопке, соответствующей концу группы в структуре (это может быть +, если группа свернута, или , если видна вся структура) и по кнопке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы “Кладка кирпича”.

    Если возникает необходимость отказаться от группировки вообще, то используйте команду Удалить структуру в списке команды Группировать. С удалением структуры не спешите, так как отменить это решительное действие будет невозможно.

    Применение группировки строк позволит вам экономить силы и время при просмотре таблиц, а также сделает их более читабельными для вашего руководства или клиентов.

    среда, 1 мая 2019 г.

    Группировка строк и столбцов на листе Excel

    Excel способен хранить большое количество информации иногда эта информация становится слишком громоздкой так что использование данных хранящихся на листе Excel с течением времени становится все труднее и труднее.

    Часто пользователи не знают что можно группировать и сворачивать строки и столбцы на листе Excel чтобы скрыть информацию до тех пор пока она не понадобится. Это особенно полезно когда вы используете формулы в электронной таблице для суммирования информации и в большинстве случаев вас интересуют только результат.

    Группировка строк и столбцов на листе Excel.

    Предположим у вас есть лист Excel который выглядит так как показано ниже. Обратите внимание что существует ряд ячеек содержащих данные и что каждый набор данных суммируется в отдельной ячейке (B6, B13 и B20).

    Рабочий лист Excel с различными типами данных.

    Проблема в том что данные в ячейках (от B1 до B5, от B8 до B12 и от B15 до B19) бесполезны для вас и вам нужны значения для каждого набора данных соответственно.

    Используя функцию группировки в Excel вы можете сгруппировать эти данные по отдельности и свернуть их вне поля зрения. Когда вам нужно просмотреть или отредактировать данные вы можете развернуть группы и снова работать с ними.

    В качестве примера, давайте сгруппируем строки с 8 по 12 сворачиваем их и оставляем видимым только Среднее в строке 13. Начните с выбора строк с 8 по 12 с помощью мыши. Нажмите на вкладку Данные. Нажмите на кнопку с надписью Группировать и выберите Группировать. из меню.

    Вы сразу же заметите изменение на листе Excel которое вы никогда раньше не видели. Рядом со строками с 8 по 12 слева появится линия соединяющая эти строки а рядом со строкой 13 – знак минус. Это означает что ячейки с 8 по 12 являются частью группы которая в настоящее время развернута.

    Если щелкнуть знак минуса рядом со строкой 13 строки с 8 по 12 свернутся а знак минус превратится в знак плюс. Это также означает что строки с 8 по 12 являются частью группы и что группа в настоящее время свернута.

    Нажав на знак плюс вы снова развернете группу. Кроме того, обратите внимание что при свертывании строки на рабочем листе за строкой 7 следует строка 13 что является верным признаком того что некоторые строки на рабочем листе сгруппированы и в настоящее время свернуты.

    Если мы сделаем то же самое для строк с 1 по 5 и для строк с 15 по 19 мы увидим что эти строки сгруппированы и свернуты исходные данные скрыты от просмотра что облегчает поиск важных ячеек. Обратите внимание что три знака плюс в левом колонке листа указывают что в настоящее время есть три свернутые группы строк.

    Группировка и свертывание ячеек в Excel не ограничиваются строками вы также можете группировать и сворачивать столбцы. Можно даже создать группы внутри групп чтобы удобнее организовать данные с болишим количеством информации на листе Excel.

    Как скрывать и группировать столбцы в Excel

    Из этого руководства Вы узнаете и сможете научиться скрывать столбцы в Excel 2010-2013. Вы увидите, как работает стандартный функционал Excel для скрытия столбцов, а также научитесь группировать и разгруппировывать столбцы при помощи инструмента «Группировка».

    Уметь скрывать столбцы в Excel очень полезно. Может быть множество причин не отображать на экране какую-то часть таблицы (листа):

    • Необходимо сравнить два или более столбцов, но их разделяют несколько других столбцов. К примеру, Вы хотели бы сравнить столбцы A и Y, а для этого удобнее расположить их рядом. Кстати, в дополнение к этой теме, Вам может быть интересна статья Как закрепить области в Excel .
    • Есть несколько вспомогательных столбцов с промежуточными расчётами или формулами, которые могут сбить с толку других пользователей.
    • Вы хотели бы скрыть от посторонних глаз или защитить от редактирования некоторые важные формулы или информацию личного характера.

    Читайте дальше, и вы узнаете, как Excel позволяет быстро и легко скрыть ненужные столбцы. Кроме того, из этой статьи Вы узнаете интересный способ скрыть столбцы с помощью инструмента «Группировка», который позволяет скрывать и отображать скрытые столбцы в одно действие.

    Скрываем выбранные столбцы в Excel

    Вы хотите скрыть один или несколько столбцов в таблице? Есть простой способ сделать это:

    1. Откройте лист Excel и выделите столбцы, которые необходимо скрыть.

    Подсказка: Чтобы выделить несмежные столбцы, отметьте их щелчком левой кнопки мыши при нажатой клавише Ctrl.

      Кликните правой кнопкой мыши на одном из выбранных столбцов, чтобы вызвать контекстное меню, и выберите Скрыть (H >Подсказка: Для тех, кто любит быстрые клавиши. Скрыть выделенные столбцы можно нажатием Ctrl+0.

    Подсказка: Вы можете найти команду Скрыть (Hide) на Ленте меню Главная > Ячейки > Формат > Скрыть и отобразить (Home > Cells > Format > Hide & UnHide).

    Вуаля! Теперь Вы с лёгкостью сможете оставить для просмотра только нужные данные, а не нужные скрыть, чтобы они не отвлекали от текущей задачи.

    Используем инструмент «Группировка», чтобы в один клик скрыть или отобразить столбцы

    Те, кто много работает с таблицами, часто используют возможность скрыть и отобразить столбцы. Существует ещё один инструмент, который отлично справляется с этой задачей, – Вы оцените его по достоинству! Этот инструмент – «Группировка». Бывает так, что на одном листе есть несколько несмежных групп столбцов, которые нужно иногда скрывать или отображать – и делать это снова и снова. В такой ситуации группировка значительно упрощает задачу.

    Когда Вы группируете столбцы, сверху над ними появляется горизонтальная черта, показывающая, какие столбцы выбраны для группировки и могут быть скрыты. Рядом с чертой Вы увидите маленькие иконки, которые позволяют скрывать и отображать скрытые данные буквально в один клик. Увидев такие иконки на листе, Вы сразу поймёте, где находятся скрытые столбцы и какие столбцы могут быть скрыты. Как это делается:

    1. Откройте лист Excel.
    2. Выберите ячейки, которые надо скрыть.
    3. Нажмите Shift+Alt+Стрелка вправо.
    4. Появится диалоговое окно Группирование (Group). Выберите Колонны (Columns) и нажмите OK, чтобы подтвердить выбор.

    Подсказка: Еще один путь к этому же диалоговому окну: Данные >Группировать >Группировать (Data > Group > Group).

    Подсказка: Чтобы отменить группировку выберите диапазон, содержащий сгруппированные столбцы, и нажмите Shift+Alt+Стрелка влево.

    1. Инструмент «Группировка» добавит специальные символы структуры на лист Excel, которые покажут какие именно столбцы входят в группу.
    2. Теперь по одному выделяйте столбцы, которые необходимо скрыть, и для каждого нажимайте Shift+Alt+Стрелка вправо.

    Замечание: Объединить в группу можно только смежные столбцы. Если требуется скрыть несмежные столбцы, то придётся создавать отдельные группы.

    1. Как только Вы нажмёте сочетание клавиш Shift+Alt+Стрелка вправо, скрытые столбцы будут показаны, а возле черты над сгруппированными столбцами появится специальная иконка со знаком “” (минус).
    2. Нажатие на минус скроет столбцы, и “” превратится в “+“. Нажатие на плюс моментально отобразит все скрытые в этой группе столбцы.
    3. После выполнении группировки в верхнем левом углу появляются маленькие цифры. Их можно использовать для того, чтобы скрывать и отображать одновременно все группы одинакового уровня. Например, в таблице, показанной ниже, нажатие на цифру 1 скроет все столбцы, которые видны на этом рисунке, а нажатие на цифру 2 скроет столбцы С и Е. Это очень удобно, когда Вы создаёте иерархию и несколько уровней группировки.

    Вот и всё! Вы научились пользоваться инструментом для скрытия столбцов в Excel. Кроме того, Вы научились группировать и разгруппировывать столбцы. Надеемся, что знание этих хитростей поможет Вам сделать привычную работу в Excel гораздо проще.

    Ссылка на основную публикацию